Usuari:ESAGED1339665/Document d'arxiu

Un Document d’arxiu és una especificitat dins del concepte document que fa referència a tots aquells documents susceptibles de ser conservats en un arxiu.

La paraula document prové etimològigament dels verbs llatins docere i memorare, i és un concepte més ampli que fa referència a qualsevol objecte material que sigui testimoni, registre o corroboració d’algun esdeveniment i que pot incloure’s en alguna col·lecció. El concepte document és molt ampli jaque fa referència a qualsevol objecte material que pugui ser testimoni, registre o corroboració d’alguna activitat humana, ja sigui artística, científica o administrativa, per exemple.[

Exemple de Document d'arxiu, Usatges de Barcelona

A partir d’aquí, s’ha de matisar el sentit més restringit que comporta la definició “document d’arxiu”.

El document d'arxiu es distingeix pel fet de s’entenen com a tals els documents produïts o rebuts per una persona o una institució durant el curs de la gestió o l’activitat per a l’acompliment dels seus fins, i conservats com a prova o informació, per la qual cosa, qualsevol document d’arxiu ha d’estar relacionat amb un productor o ha de pertànyer a un procés de producció del document, és a dir, ha de tenir una procedència, i ha de tenir una finalitat. En altres paraules, “els documents d’arxiu són el reflex de les funcions i activitats de l’home, producte i testimoni d’una gestió.”

El document d’arxiu, doncs, és qualsevol objecte material, en qualsevol forma o suport, la finalitat del qual és la seva conservació en un arxiu i que manté una relació amb un productor, és a dir, és el resultat d’un procés humà del qual forma part en una cadena seriada i del qual n’és testimoni i, normalment, és classificat i conservat en un arxiu amb un valor testimonial, jurídic, històric, administratiu, etc. Pot incloure documents d’àmbit legal, jurídic o administratiu, i tota aquella documentació que prové de l’àmbit creatiu, informatiu, històric o testimonial, en un sentit més clàssic.

Cal tenir en compte totes les variables que afecten a la seva producció de forma interna o externa i que converteixen al document d’arxiu en un document susceptible de ser arxivat, ja que no només és important el document com a objecte material sinó tot allò que hi està relacionat. Contràriament, un document que no tingui totes aquestes variables, únic i aïllat, no pot ser considerat document d’arxiu perquè no tindria sentit.

Història

Origen

L’avenç històric del concepte ha estat molt important i ha permès ampliar el terme de forma que ha inclòs un major i més variat material documental, adequant-se a les necessitats i tendències actuals.

En època clàssica, la concepció de document d’arxiu anava lligada especialment al seu valor jurídic-administratiu, agafant matisacions de document públic i per acreditar els drets i obligacions dels ciutadans en època romana. A partir d’aquest moment, el document d’arxiu va anar adoptant un valor cada cop més relacionat al valor testimonial que pot oferir com a prova d’un fet, generalment, de naturalesa jurídica.

Evolució

Actualment el terme document d’arxiu ha evolucionat i la seva definició ha pres concepcions més obertes que han propiciat una actualització del terme, paral·lelament a l’evolució de la ciència arxivística.

Per una banda, s’han acceptat l’existència de nous formats i suports com a arxivístics, com poden ser el material audiovisual, informàtic, etc. Per altra banda, s’ha superat la visió clàssica del document d’arxiu com un document exclusivament jurídic o administratiu, ni tampoc limitat a l’àmbit del document històric.

Característiques

Podríem definir cinc característiques constants que afectarien a qualsevol tipus de document d’arxiu:

• El document d’arxiu ha d’estar relacionat amb un productor o un procés productiu que donin sentit a la seva conservació com a testimoni d’una activitat humana, ja que el document neix com a resultat de l’exercici de les seves funcions i activitats.

• El document d’arxiu no implica la necessitat d’un suport o material determinat: no exclou cap tipus de suport ni forma si aquests ens poden aportar informació.

• És vital per un document d’arxiu el seu valor com a testimoni o prova, una característica que no tenen per què comportar altres documents.

• Té caràcter seriat, i són agrupats en un arxiu com a conjunts orgànics de documents segons el principi de procedència.

• N’és una característica essencial el seu procés documental. Aquesta característica fa referència a l’edat del document, ja que en determina sovint el seu valor, així com també el seu lloc de conservació o l’accés a la seva consulta. Cal determinar si un document conserva el seu valor jurídic o administratiu o, per contra, ha complert ja el seu cicle vital i conserva únicament un caràcter històric o cultural.

Classificació

Segons la NODAC, els documents d’arxiu es poden classificar segons:

• La naturalesa jurídica del productor:
  • Públics: els produïts o rebuts per persones o entitats públiques, o bé relatius al dret públic.
  • Privats: els produïts o rebuts per persones físiques o jurídiques privades.

• La fase documental:
  • Actius: els que estan en tràmit o son d’ús habitual.
  • Semi actius: els que han conclòs la tramitació ordinària i no s’utilitzen d’una manera habitual.
  • Inactius e històrics: els que, un cop conclosa la vigència administrativa immediata, posseeixen valors primordialment de caràcter cultural.

• El llenguatge utilitzat a l’hora d’elaborar el document:
  • Textuals: documents en els que la informació està representada utilitzant un sistema de signes alfabètics o més d’un, llegibles amb o sense l’ajuda d’una màquina.
  • Cartogràfics: documents en els que la informació està representada a partir d’una base tècnica i matemàtica, amb els quals se pretén representar de manera objectiva la totalitat o una part de la superfície terrestre, de l'esfera celest o d’un cos celeste, o de qualsevol entitat equiparable, real o irreal.
  • Icònics: documents en els que la informació es presenta mitjançant imatges que representen percepcions subjectives que reflecteixen una percepció, una perspectiva o un punto de vista. Inclouen dibuixos, cartells, gravats, gràfics, fotografies, etc.
  • Tecnogràfics: documents en los que la informació està representada a partir d’una base tècnica y matemàtica, amb els quals es pretén se representar de manera objectiva estructures, artefactes, éssers o objectes.
  • Audiovisuals: documents en els que la informació fixada es pot percebre o reproduir com a imatges amb so que transmeten l’efecte de moviment. Per extensió s’inclouen també les imatges amb moviment sense so incorporat.
  • Sonors: documents en els que la informació fixada es pot reproduir en forma de so.

La NODAC considera que els documents electrònics constitueixen un cas apart, i defineix un document electrònic com aquell en el que la informació és manipulada, transmesa o processada per medis informàtics i posseeix contingut, context i estructura per testificar l’activitat que ha generat. Els documents electrònics presenten una sèrie de característiques i unes tipologies tan diverses (webs, bases de dades, missatgeria de correu electrònic, bústies de veu, etc.) que realment es fa difícil establir una classificació clara o bé emmarcar-los en classificacions ja establertes.

Altres classificacions consideren també important categoritzar els documents d’arxiu en funció de la forma del document, com per exemple, l’Associació d’Arxivers de Catalunya[1], que distingeix entre documents simples i compostos

• Simples: les peces documentals
• Compostos: les unitats arxivístiques, reunides per raó d’un procés burocràtic o una pràctica administrativa. Inclouen els expedients, els expedients no reglats, i els registres.

Altres definicions

Una altra definició més lligada a l’aspecte legal és, per exemple, la de la Llei del Patrimoni Històric Espanyol: “Document és tota expressió del llenguatge natural o convencional i qualsevol altra expressió gràfica, sonora o en imatge, recollides en qualsevol tipus de suport material, inclòs els suports informàtics. S’exclouen els exemplars de edicions.”

Per últim, segons la NODAC, “S’entén per document d’arxiu la informació registrada, amb independència del suport o de les seves característiques físiques e intel·lectuals, produïda o rebuda i conservada per una organització o una persona en el desenvolupament de les seves activitats. De la mateixa manera, l’abast de la norma inclou totes les variables internes i externes que caracteritzen els documents, como poden ser el suport i el format on es fixa el seu contingut o el tipus d’unitat documental, simple o composta, que constitueixen.”

Bibliografia

• Bibliografia consultada:
  • CRUZ MUNDET, J.R. Manual de Archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 2003.
  • GARCÍA EJARQUE, L. Diccionario del Archivero Bibliotecario. Terminología de la elaboración, tratamiento y utilización de los materiales propios de los centros documentales. Editorial Tera: Gijón (Asturias), 2002.
  • Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC) 2007. Generalitat de Catalunya, departament de cultura i mitjans de comunicació, 2006
  • Manual d’Arxivística i Gestió Documental. Associació d’Arxivers de Catalunya, 2009.
  • LÓPEZ YEPES, J. Manual de Ciencias de la Documentación. Madrid: Ediciones Pirámide, 2002.

Enllaços externs

• FUSTER RUIZ, F. Anales de Documentación. (Archivística, Archivo, Documento de archivo… Necesidad de clarificar los conceptos.) Facultad de Ciencias de la Documentación, Universidad de Murcia, 1999, (PÁGS. 103-120)
• 1 (Consulta: 30 de desembre de 2009, 15: 18)

Vegeu també

• Document
• Arxiu
• El principi de provinença
• NODAC
• Associació d’Arxivers de Catalunya
• Cicle de vida dels documents d'arxiu

Bibliografia seleccionada

• Manual d’Arxivística i Gestió Documental. Associació d’Arxivers de Catalunya, 2009.
• Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC) 2007.Generalitat de Catalunya, departament de cultura i mitjans de comunicació, 2006

Enllaços externs

• [2]

[[Categoria:Arxivística]]