Getting Things Done

De Viquipèdia
Salta a: navegació, cerca
Infotaula de llibreGetting Things Done
Subtítol The Art of Stress-Free Productivity
Tipus llibre
Fitxa tècnica
Autor David Allen
Llengua anglès
Publicació 2001
Detalls de l'obra
Tema negoci
Gènere Productivity
Més informació
ISBN 978-0-14-200028-1
OCLC 51540420 i 171053221
Modifica dades a Wikidata

Getting Things Done (subtitulat The Art of Stress-Free Productivity) és un llibre publicat per David Allen a finals del 2001, i el seu títol (abreujat GTD) també és el nom de la metodologia de productivitat personal que l'autor hi inventa i formula. Des de principis de la dècada del 2000, s'ha anat imposant com un dels mètodes més eficaços d'organització personal, en gran part, perquè els seus principis estan recolzats per la disciplina de la neurociència, tal com demostra un assaig [1] publicat l'any 2008 pels investigadors Francis Heylighen y Clément Vidal, de la Free University of Brussels, en el que analitzen la base científica del GTD.

La finalitat del GTD és permetre a les persones organitzar, de manera realment efectiva, tots els aspectes de la seva vida, des de les tasques més petites i immediates (curt termini) fins a grans projectes (llarg termini), procurant que tant les tasques com els projectes estiguin perfectament alineats amb els principis i valors que hom té i, sobretot, amb els objectius que pretengui assolir en qualsevol àmbit de la seva vida. Això és així perquè el GTD presuposa que l'autèntica productivitat no és "fer més coses amb menys recursos" (una concepció més quantitativa de la productivitat) sinó assolir els objectius personals a curt, mig o llarg termini, fàcilment i sense estrès (una concepció més qualitativa de la productivitat).

En l'actual societat del coneixement i de la informació (SIC) contínuament hi ha canvis en tots els àmbits de la vida, de la societat, de l'economia, de la política, etc. I, en aquest context de canvi constant, les metodologies que propugnen, com a sistema bàsic d'organització, la planificació en el temps de les tasques o projectes a realitzar, han deixat de ser tant efectives precisament per aquesta creixent volubilitat de l'entorn, que fa que les planificacions no s'acabin complint mai. En aquest sentit, un dels principals avantatges del GTD sobre la gran majoria de metodologies d'organització és que s'adapta perfectament a aquesta volubilitat de l'entorn.

És important assenyalar que GTD no té cap orientació ideològica de cap tipus. Qualsevol persona el pot aplicar en la seva vida independentment de les idees, valors, creences i conviccions que tingui. A més, segons el mateix Allen, tot i que GTD ha estat concebuda com una metodologia de productivitat personal, també es pot aplicar a equips de persones, sempre que comparteixin entre elles els mateixos principis, valors, objectius, etc.

GTD: "control" i "perspectiva"[modifica]

El GTD proporciona una estructura global que serveix per a gestionar de manera efectiva tots els aspectes de la vida de les persones. Aquesta estructura està constituïda per dos grans eixos que es complementen mútuament: l'eix horitzontal o eix de control (que serveix per a organitzar de manera efectiva tot el que hem de fer o volem fer a curt termini) i l'eix vertical o eix de perspectiva (que serveix per a organitzar eficaçment tot el que volem aconseguir a llarg termini).

L'eix horitzontal o "control"[modifica]

Segons el GTD, en el dia a dia, per tal d'organitzar totes aquelles coses que es volen fer o que cal fer o que no es volen oblidar, cal seguir el següent procediment:

  1. Capturar-les (anotar-les en algun lloc -en GTD s'anomena inbox- on llavors poguem recuperar-les).
  2. Aclarir-les (decidir si és projecte o una tasca. Si es un projecte, desglossar-lo en tasques, ja que en GTD qualsevol cosa que realitzar-la impliqui més d’una tasca (o pas a fer), té la consideració de projecte. Si es una tasca, discernir quin tipus de tasca és).
  3. Organitzar-les en alguna de les 7 llistes del GTD.
  4. Revisar cadascuna de les llistes amb la freqüència que li correspon.
  5. Fer les tasques que suggereix cada llista en el moment en què suggereix cada llista.

Llistes del GTD[modifica]

Les 7 llistes del GTD

(la seva funció és agrupar coses de la mateixa naturalesa per a tenir-les correctament organitzades i controlades)

1. Agenda/Calendari Tasques que són compromisos que es prenen amb terceres persones per a un dia concret. Per exemple: reunions, entregues de feina, dates límit, etc. Cal revisar-la diàriament.
2. En espera Tasques que s'han delegat en altres persones. Cal revisar-la diàriament.
3. Properes accions Tasques que es poden fer ara mateix. Cal fer-les quan més aviat millor. A l'hora d'aclarir i organitzar cada cosa, si resulta ser una tasca que ha d'anar a la llista properes accions, se li afegeix un context (un element indispensable per a fer-la, que pot ser #persona, #lloc, #eina, #temps_que_requereix, #energia_que_requereix -és a dir grau de concentració que requereix, que pot ser "alt" o "baix"-). Aquesta llista sol ser molt llarga i els contexts serveixen per filtrar les properes accions més convenients de fer segons el context de que es disposi en el moment de consultar aquesta llista. Cal revisar-la diverses vegades al dia i sempre que surti el dubte ¿què fer a continuació?
4. Arxiu de seguiment Tasques que no es poden fer fins que arribi una data concreta o passi alguna cosa concreta. Cal revisar-la setmanalment.
5. Algun dia/potser Tasques que agradaria fer algun dia però que si de moment no es poden fer, no hi ha cap conseqüència negativa (llibres, films, llocs on anar…) Cal revisar-la setmanalment.
6. Projectes No si apunten tasques sinó projectes. En GTD qualsevol cosa que realitzar-la impliqui més d’una tasca (o pas a fer), té la consideració de projecte. Cal revisar-la setmanalment.
7. Arxiu de referència No si apunten tasques, sinó informació que interessa guardar perquè es pot necessitar després. No cal revisar-la mai. Només s'ha de consultar quan si busca quelcom de concret.

L'eix vertical o "perspectiva"[modifica]

El GTD proporciona sis nivells de perspectiva, que són els següents, i que segueixen (des del primer fins al sisè) l'ordre del que Allen anomena “planificació natural”, és a dir, la manera en què les persones ens solem organitzar de manera espontània. Cal que cada persona concreti els seus propis 6 nivells. No és una tasca fàcil ni ràpida, ja que requereix una certa introspecció. Algunes disciplines com el coaching són un excel·lent eina per ajudar a concretar els diferents nivells de perspectiva.

Nivell de perspectiva Significat Freqüència de revisió
1. Principis, valors i propòsit a la vida Per què fas el que fas? En què creus? Què és el que realment et motiva? Sempre que es necessiti motivació, claredat d’idees, direcció...
2. Visió Com t’imagines les coses i a tu mateix una vegada hagis aconseguit el que vols? Sempre que es necessiti motivació, claredat d’idees, direcció...
3. Objectius Què vols fer o complir durant els propers 12 ó 24 mesos? Anual, amb algunes revisions trimestrals si es creu convenient.
4. Àrees o centres d'interès Àrees de la vida que requereixien atenció (família, salut, diners, feina, amics, oci,…). Vindrien a ser objectius que no s'acaben mai o que requereixen una supervisió força constant per a poder mantenir-los adecuadament. Mensual o sempre que hi hagi un canvi de feina o de vida.
5. Projectes En GTD qualsevol cosa que realitzar-la impliqui més d’una tasca (o pas a fer), té la consideració de projecte. Setmanal.
6. Accions Tasques (en GTD una tasca o acció és una cosa que realitzar-la implica només un pas a fer. Si requerís més d'un pas, no seria una tasca o acció sinó un projecte.) Diverses vegades al dia i sempre que surti el dubte ¿què fer a continuació?

El GTD serveix, sobretot, per a saber què és el més convenient de fer en cada moment del dia per a ser màximament productiu[modifica]

El GTD (i sobretot el seu eix horitzontal o eix de control) és una metodologia d'organització personal dirigida principalment a respondre a la pregunta "Quina és la següent cosa que he de fer (per a ser màximament productiu)?". Per a respondre aquesta pregunta, cal utilitzar la metodolgia de GTD de la següent manera:

  1. Fer un primer filtratge de totes les tasques pendents de fer avui segons la llista Agenda/calendari (Quines coses he de fer obligatòriament avui segons la meva agenda?).
  2. Fer un segon filtratge de totes les tasques pendents de fer de la llista Properes accions i segons el context #lloc (Quines són les coses que puc fer únicament en el lloc on estic ara mateix —oficina, casa, carrer...—?).
  3. Fer un tercer filtratge de totes les tasques pendents de fer de la llista Properes accions i segons el context #temps_que_requereix (Què puc fer d'acord amb el temps de què disposo ara mateix?).
  4. Fer un quart filtratge de totes les tasques pendents de la llista Properes accions i segons el context #energia_que_requereix (Si tinc molt cansament, intentaré fer tasques que no requereixin gaire esforç ni concentració.).
  5. Fer un cinquè filtratge de totes les tasques pendents de fer de la llista Properes accions segons m'acostin més (o menys) als meus objectius personals (nivell 3 de l'eix de perspectiva).

En aquest sentit la llista Properes accions és, possiblement, la llista més important de totes, perquè és la llista que, ben utilitzada, permet aprofitar al màxim els contextos canviants en que hom es troba en cada moment del dia.

El GTD avui[modifica]

Actualment el GTD compta amb milions de seguidors a tot el món. A la xarxa hi ha publicada una immensa quantitat de continguts que tracten específicament sobre GTD, sobretot blogs. La majoria d'aquests blogs pertanyen al món anglosaxó, que és d'on prové el seu creador, Allen. Segurament el primer blog sobre GTD en llengua castellana fou El Canasto, que s'inicià el 2006, irònicament per un autor holandès, Jeroen Sangers. També destaquen altres blogs com Optimainfinito de J.M. Bolívar, Thinkwasabi de Berto Pena, el blog de Jerónimo Sánchez o el blog de Daniel Grífol d'entre molts d'altres. En llengua catalana destaquen el blog de David Torné i el blog Organitzia de Lluís Campderrich. Val a dir que la majoria de tots aquests blocs no parlen únicament del GTD; també intenten tractar altres temes relacionats amb la productivitat personal (hàbits i capacitats, tècniques concretes, lleis o principis generalment acceptats en la productivitat personal, aplicacions informàtiques per millorar la productivitat personal, etc.). Per altra banda, cal fer notar que els principals llibres de David Allen sobre GTD ("Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity" [2001] i "Making It All Work: Winning at the Game of Work and the Business of Life" [2009] —una revisió actualitzada de l'anterior—) es solen considerar generalment llibres densos i lents de llegir, fins al punt que, moltes vegades, la primera impressió després d'haver llegit els llibres d'Allen és que el GTD és una metodologia massa complexa com per a dur-se a terme de manera efectiva. De fet la majoria de gent que s'acaba apropant al GTD ho sol fer indirectament, sobretot gràcies als blogs sobre GTD i a guies d'introducció al GTD amb textos més assequibles i que ajuden a assimilar més fàcilment aquesta metodologia d'organització personal. En aquest sentit cal destacar el llibre "Aprende a liberarte del estrés con GTD"[2] [2015] de J.M. Bolívar, possiblement el millor llibre que existeix actualment en llengua castellana sobre GTD. Mentre la comunitat espanyola/hispana de GTD a Linkedin és relativament activa, la catalana, de moment, és força incipient.

L'estreta relació entre el GTD i les TIC[modifica]

Hi ha una relació molt directa entre el GTD i les TIC (tecnologies de la informació i la comunicació). Per una banda, molts dels principals blogaires sobre GTD (i impulsors d'aquesta metodologia) són enginyers informàtics o treballen directament en el món de les TIC com a gestors de projectes tecnològics, dissenyadors, postproductors d'àudio i vídeo, etc. Això no és estrany si es té en compte que els projectes tecnològics solen ser d'una grandíssima complexitat i solen requerir una organització interna molt potent i eficaç per al seu correcte desenvolupament, i aquesta necessitat d'una organització potent i eficaç sol ser el millor adob per acollir metodologies de productivitat personal com el GTD. I, per altra banda, moltes aplicacions informàtiques de productivitat personal (gestors de tasques), estan basades en el GTD o permeten adaptar-s'hi, i aquesta tendència va a l'alça, com per exemple: NIrvana, Nozbe, Omnifocus o l'espanyola Facilethings d'entre moltes altres.

Enllaços externs[modifica]

Referències[modifica]

  1. Heylighen, Francis, i Vidal, Clément. Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity (Tesi) (en anglès), 2008. Brussel·les: Vrije Universiteit Brussel (Free University of Brussels), 2008, p. 21. 
  2. Bolívar, Jose Miguel. Aprende a liberarte del estrés con GTD (en castellà). Conecta, 2015, p. 208. ISBN ISBN: 9788416029341.